Komunikasi Dalam Manajemen

Tulisan 14

Definisi Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsure-unsur:

1)       Sebagai kegiatan untuk seseorang mengatur

2)       Sebagai saran pengendalian informasi

3)       Sebagai system terjalinnya komunikasi diantara individu-individu

Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.

Modal yang paling sederhana adalah modal komunikasi antar pribadi

Pengirim                Berita              Penerima

Dari bagian diatas bahwa model ini menunjukan 3 elemen penting dimana jika salah satu hilang tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebgai berikut:

1)      Pengirim

      Ada;ah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain.

2)      Pengkodean

      Adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dan diterjemahkan ke dalam symbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan.

3)      Pesan

      Pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan dan dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat didengar dan jika tulisan dapat dibaca, isyarat dapat dilihat dan dirasakan.

4)      Saluran

      Adalah cara mentransmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan effisien saluran harus sesuai dengan pesan.

5)      Penerima

      Adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai pada penerima, komunikasi tidak terjadi.

6)      Penafsiran Kode

      Dalam peroses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, maka efektif komunikasi yang terjadi.

7)      Umpan Balik

      Adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan karena penerima itu telah menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpan balik semakin efektif komunikasi.

                        Hambatan-hambatan dalam Komunikasi

1.      Hambatan Organisasional:

a.       Tingkatan Hieararki:

                        Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah organisasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkembang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

b.      Wewenang Manajerial:

            Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan merasa bahwa mereka tidak sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah sedang bawahan menghindar situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dua hal diatas akan menimbulkan  gap.

c.       Spesialisasi

            Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat org merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, sulit memahami dan mendorong terjadi kesalahan-kesalahan.

2.      Hambatan antar pribadi:

            Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan:

a.       Persepsi selektif

b.      Kedudukan komunikator

c.       Keadaan membela diri

d.      Pendengaran lemah

e.       Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Sumber :

Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2^nd Ed, Prentice Hall, 2000

Stoner, James A.F., et al., Management, 6^th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995