Komunikasi Dalam Manajemen

Tulisan 14

Definisi Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsure-unsur:

1)       Sebagai kegiatan untuk seseorang mengatur

2)       Sebagai saran pengendalian informasi

3)       Sebagai system terjalinnya komunikasi diantara individu-individu

Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.

Modal yang paling sederhana adalah modal komunikasi antar pribadi

Pengirim                Berita              Penerima

Dari bagian diatas bahwa model ini menunjukan 3 elemen penting dimana jika salah satu hilang tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebgai berikut:

1)      Pengirim

      Ada;ah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain.

2)      Pengkodean

      Adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dan diterjemahkan ke dalam symbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan.

3)      Pesan

      Pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan dan dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat didengar dan jika tulisan dapat dibaca, isyarat dapat dilihat dan dirasakan.

4)      Saluran

      Adalah cara mentransmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan effisien saluran harus sesuai dengan pesan.

5)      Penerima

      Adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai pada penerima, komunikasi tidak terjadi.

6)      Penafsiran Kode

      Dalam peroses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, maka efektif komunikasi yang terjadi.

7)      Umpan Balik

      Adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan karena penerima itu telah menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpan balik semakin efektif komunikasi.

                        Hambatan-hambatan dalam Komunikasi

1.      Hambatan Organisasional:

a.       Tingkatan Hieararki:

                        Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah organisasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkembang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

b.      Wewenang Manajerial:

            Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan merasa bahwa mereka tidak sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah sedang bawahan menghindar situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dua hal diatas akan menimbulkan  gap.

c.       Spesialisasi

            Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat org merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, sulit memahami dan mendorong terjadi kesalahan-kesalahan.

2.      Hambatan antar pribadi:

            Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan:

a.       Persepsi selektif

b.      Kedudukan komunikator

c.       Keadaan membela diri

d.      Pendengaran lemah

e.       Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Sumber :

Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2^nd Ed, Prentice Hall, 2000

Stoner, James A.F., et al., Management, 6^th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

Mengendalikan Fungsi Manajemen

Tulisan 9

Jenis-jenis Pengawasan

1.      Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.

2.      Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.

3.      Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.

Proses Pengawasan

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

-          Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

-          Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.

Proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

a.       penetapan standar pelaksanaan

b.      penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

c.       pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

d.      pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan

e.       danpengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan

Sumber :

Robbins, P. Stephen & Coulter Marry. 2007. Manajemen. Edisi 8. Jakarta: Indeks

Neubert, Dyck, (2009, 2007), Principles Of  Management, South-Western

Mengendalikan Fungsi Manajemen

Tulisan 8

Definisi mengendalikan (controlling)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan.

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai.Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajerial yaitu:

1. Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi
2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.
3. Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.

Sumber :

Robbins, P. Stephen & Coulter Marry. 2007. Manajemen. Edisi 8. Jakarta: Indeks

Neubert, Dyck, (2009, 2007), Principles Of  Management, South-Western

Actuating dalam Manajemen

Tulisan 7

Prinsip-prinsip Actuating

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Mencapai Actuating managerial yang efektif

Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk. Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi manajemen melalui bagan dibawah ini :

Penentuan masalah

Penetapan tujuan

Penetapan tugas dan sumber daya penunjang

Menggerakan dan mengarahkan

Memiliki keberhasilan SDM

Berikut ini adalah beberapa elemen pengarahan dalam manajemen :

                                           I.            COORDINATING

Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer agar terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan  perbedaan kepentingan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

                                        II.            MOTIVATING

Memberi motivasi kepada karyawan merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang bagus dan gaji yang cukup maka kinerja para karyawan dalam perusahaan pun akan optimal.

                                     III.            COMMUNICATION

Komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik maka akan menimbulkan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan akan menumbuhkan teamwork atau kerjasama yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan.

                                     IV.            COMMANDING

Dalam memberi perintah pun seorang atasan tidak bisa seenaknya, tetapi harus memperhitungkan langkah – langkah dan resiko dari setiap langkah yang para atasan itu ambil karena setiap keputusan dan langkah akan memberi pengaruh bagi perusahaan.

Dengan pengarahan yang baik dari para atasan dan tujuan , visi dan misi yang jelas dari suatu manajer perusahaan dapat menimbulkan efek yang positif untuk perusahaan itu sendiri, antara lain teamwork yang baik dan dapat memunculkan decision maker yang bagus. Karena decision makin dan teamwork dalam suatu perusahaan adalah kunci kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai goal atau tujuan perusahaan seefektif dan seefisien mungkin.

Sumber :

Robbins, P. Stephen & Coulter Marry. 2007. Manajemen. Edisi 8. Jakarta: Indeks

Neubert, Dyck, (2009, 2007), Principles Of  Management, South-Western

 

Empowerment, Definisi (Conflict)

Tulisan 13

Conflict (konflik)

Menurut Wood, Walace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, dan Osborn (1998:580) yang dimaksud dengan konflik (dalam ruang lingkup organisasi) yaitu : Conflict is a situation which two or more people disagree over issues of organisational substance and/or experience some emotional antagonism with one another yang kurang lebih artinya konflik adalah suatu situasi dimana dua atau banyak orang saling tidak setuju terhadap suatu permasalahan yang menyangkut kepentingan organisasi dan/atau dengan timbulnya perasaan permusuhan satu dengan yang lainnya.

Menurut Stoner Konflik (dalam  organisasi ialah mencakup ketidaksepakatan soal alokasi sumberdaya yang langka atau peselisihan soal tujuan, status, nilai, persepsi, atau kepribadian. (Wahyudi,       2006:17).

Daniel  Webster           mendefinisikan konflik           sebagai:
1. Persaingan atau pertentangan antara pihak-pihak yang tidak cocok satu sama lain.
2. Keadaan atau perilaku yang bertentangan (Pickering, 2001).

Ciri-Ciri Konflik

Menurut Wijono( 1993 : 37) Ciri-ciri Konflik            adalah  :
1. Setidak-tidaknya ada dua pihak secara perseorangan maupun kelompok yang terlibat dalam suatu

    interaksi       yang    saling   bertentangan.

2. Paling tidak timbul pertentangan antara dua pihak secara perseorangan maupun kelompok dalam  

    mencapai tujuan, memainkan peran dan ambigius atau adanya nilai-nilai atau norma yang saling

   berlawanan.

3. Munculnya interaksi yang seringkali ditandai dengan gejala-gejala perilaku yang direncanakan

    untuk saling meniadakan, mengurangi, dan menekan terhadap pihak lain agar dapat memperoleh

    keuntungan seperti: status, jabatan, tanggung jawab, pemenuhan berbagai macam kebutuhan

    fisik: sandang- pangan, materi dan kesejahteraan atau tunjangan-tunjangan tertentu: mobil,

    rumah, bonus, atau pemenuhan kebutuhan sosio-psikologis seperti: rasa aman, kepercayaan diri,

   kasih, penghargaan dan aktualisasi diri.

4. Munculnya tindakan yang saling berhadap-hadapan sebagai akibat pertentangan yang berlarut

   larut.

5. Munculnya ketidakseimbangan akibat dari usaha masing-masing pihak yang terkait dengan

    kedudukan, status sosial, pangkat, golongan, kewibawaan, kekuasaan, harga diri, prestise dan

   sebagainya.

Tahapan-Tahapan    Perkembangan          kearah           terjadinya      Konflik           :

1. Konflik masih tersembunyi (laten) berbagai macam kondisi emosional yang dirasakan sebagai

   hal yang biasa dan tidak dipersoalkan sebagai hal yang mengganggu dirinya.

2. Konflik yang mendahului (antecedent condition) tahap perubahan dari apa yang dirasakan secara

    tersembunyi yang belum mengganggu dirinya, kelompok atau organisasi secara keseluruhan,

   seperti timbulnya tujuan dan nilai yang berbeda, perbedaan peran dan sebagainya.

3. Konflik yang dapat diamati (perceived conflicts) dan konflik yang dapat dirasakan (felt conflict)

   muncul sebagai akibat antecedent condition yang tidak terselesaikan.

4. Konflik terlihat secara terwujud dalam perilaku (manifest behavior) upaya untuk mengantisipasi

   timbulnya konflik dan sebab serta akibat yang ditimbulkannya; individu, kelompok atau

   organisasi cenderung melakukan berbagai mekanisme pertahanan diri melalui perilaku.

5. Penyelesaian atau tekanan konflik pada tahap ini, ada dua tindakan yang perlu diambil terhadap

    suatu konflik, yaitu penyelesaian konflik dengan berbagai strategi atau sebaliknya malah ditekan.

6. Akibat penyelesaian konflik jika konflik diselesaikan dengan efektif dengan strategi yang tepat

    maka dapat memberikan kepuasan dan dampak positif bagi semua pihak. Sebaliknya bila tidak, 

    maka bisa berdampak negatif terhadap kedua belah pihak sehingga mempengaruhiprodukivitas

    kerja (Wijono, 1993, 38-41).

Sumber :

Robbins, P. Stephen & Coulter Marry. 2007. Manajemen. Edisi 8. Jakarta: Indeks

Neubert, Dyck, (2009, 2007), Principles Of  Management, South-Western